L ORGANISATION DE VOTRE PROJET

Étape cruciale pour la réussite de votre projet :

• Déterminer les objectifs pédagogiques de ce séjour en lien avec votre projet d'établissement, le niveau de la classe et le socle commun
• Vous concerter avec vos collègues pour obtenir des conseils ou peut-être étudier la possibilité de monter un projet transversal.
• Faire valider votre projet par la direction
• Se renseigner sur les possibilités de subventions
• Faire adhérer les élèves et les parents à votre projet

Nos conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi de 10h à 18h au +33328829300 pour répondre à vos questions et vous aider à trouver le séjour adapté à votre projet pédagogique.

Afin de vous envoyer une proposition de contrat adaptée à votre souhait, nous avons besoin de plusieurs informations :

• La ou les disciplines sportives souhaitée(s)
• Les dates possibles de départ
• L'effectif souhaité ( nombre d'élèves et d'accompagnateurs)
• Le budget
• Si votre projet est soumis ou non à un appel d’offre (à valider avec le gestionnaire de votre établissement)
• Si vous avez des demandes spécifiques par rapport à votre groupe : élèves en situation d'handicap, programme à la carte...

Pensez à bien vous assurer que vos élèves soient assurés pour la pratique sportive.

Une fois le choix effectué avec notre équipe, nous vous ferons parvenir une proposition de contrat avec les détails du séjour afin de présenter votre projet en conseil d’administration. Cette proposition devient une réservation définitive au moment où nous recevons ce document signé par le chef d'établissement.

Nous nous engageons à vous faire parvenir votre proposition de contrat par mail sous 48h

(le délai peu être allongé en cas de demande à la carte).

Si la proposition de contrat qui vous a été envoyée est validée en conseil d'administration, vous pouvez nous la renvoyer dûment signée par votre chef d'établissement par mail ou par courrier accompagnée d'un acompte de 30% du montant total du séjour ou d'un bon de commande administratif (pour les établissements publics).

Dès réception de votre contrat signé accompagné de l’acompte, un conseiller prendra contact avec vous par téléphone pour confirmer la réservation et vérifier ensemble les éléments importants de votre dossier. Suite à cet appel, vous recevrez par mail l'ensemble des documents importants pour votre séjour.

A partir de ce moment, il sera votre interlocuteur jusqu'à votre départ.

Si toutefois la proposition n'aurait pas été validée ou que les places ne seraient plus disponibles au moment de la réception de celle-ci, nous nous engageons à vous aider à trouver une alternative à votre projet de départ.

Cet appel a pour objectif de faire le point sur vos effectifs et vous rappeler les conditions générales d’annulation.

De plus, l'UCPA vous offre un accès gratuit via la plateforme www.ondonnedesnouvelles.com, c'est le moment de demander vos codes d'accès pour commencer sa création.

Un dernier appel est effectué à J-30 avant le départ afin de faire le point sur les derniers préparatifs. Parallèlement, un mail récapitulatif vous est envoyé ainsi qu’aux équipes du village sportif choisi qui prendront contact avec vous pour répondre à toutes vos questions concernant la vie sur place (plan de chambre, activités, restauration , etc.)

Si vous avez choisi l'option transport avec l'UCPA, vous recevrez à J-15 votre convocation indiquant les horaires ainsi que les coordonnées du transporteur.

Pour une sortie réussie, il ne faut rien oublier!

Pour cela nous vous avons préparé une liste des indispensables à télécharger.

N'oubliez pas de prendre avec toutes les informations concernant l'assurance de vos élèves afin d'être prêt à contacter les assurances en cas d'accident.

Nous vous rappelons que vous avez la possibilité d'alimenter un blog en ligne pour avoir un souvenir de votre séjour et surtout garder le lien avec les parents via le site www.ondonnedesnouvelles.com

Nous espérons que vous avez passé un excellent séjour et que vos élèves auront vécu une belle aventure à l'UCPA.

Vous recevrez par mail un questionnaire de satisfaction quelques jours après votre retour. N'hésitez pas à nous partager votre expérience afin de nous aider à améliorer continuellement nos services.