Nous répondons à vos questions!
Notre Foire aux Questions a été élaborée afin de faciliter l’organisation de votre séjour. Vous y trouverez les informations utiles et nécessaires pour réaliser votre réservation et anticiper votre séjour!
COVID-19 NOTRE PROTOCOLE D'ACCUEIL GROUPE
- Avant la réservation
- La réservation
- Pendant le séjour
- Le transport
- Les assurances
Comment prendre contact avec l’UCPA et découvrir nos séjours ?
Vous pouvez contacter le Service Groupes au 03.28.82.93.00 du lundi au vendredi de 10h à 18h. Toutes les informations nécessaires (programmation, tarification, devis) vous seront envoyées par mail. Vous pouvez également visiter notre site web Groupes pour prendre connaissance de nos offres.
Je ne trouve pas d’offres qui correspondent aux besoins de mon club, que faire ?
L’UCPA propose une programmation dédiée aux clubs de plongée et aux ski clubs.
Toutefois, le cœur de métier de l’UCPA étant le sport, toute demande est étudiée et peut être réalisable.
Alors n’hésitez pas, que vous soyez un club de football, de tennis, de rugby, de yoga, de rando, etc. Vous souhaitez pratiquer votre activité sportive en auto-encadrement ou proposer tout autre sport à votre groupe, encadré par nos équipes, faites nous part de votre projet et nous ferons au mieux pour pouvoir y répondre.
Comment puis-je valider ma réservation ?
Vous pouvez valider votre réservation en nous renvoyant votre proposition de contrat signée accompagnée d’un acompte de 30% par mail à l’adresse suivante clubs@ucpa.asso.fr
Est-il possible de poser une option ?
Toutes les propositions envoyées par l’UCPA sont sous réserve de disponibilité. Ne tardez pas à renvoyer votre contrat signé pour valider définitivement votre réservation.
Proposez vous des séjours à la carte ?
Pour les clubs de plongée, nous proposons une offre tout compris, avec l’hébergement et la restauration, ainsi que les plongées en auto-encadrement. Les séjours se déroulent en weekend, break 3 ou 4 jours, ou encore en semaine. Des options peuvent être ajoutées comme l’arrivée la veille ou le départ le lendemain Toute demande, même hors programmation, peut être étudiée par notre équipe.
Pour les ski clubs, l’offre comprend l’hébergement et la restauration, ainsi que le forfait remontées mécaniques. Pas de prêt de matériel inclus, ni d’encadrement UCPA.
Peut-on souscrire à une assurance individuelle ?
L’UCPA et son partenaire Assurinco vous proposent des assurances dites “groupes” avec un tarif négocié. Elles ne sont donc pas souscriptibles de manière individuelle. Tout le groupe doit y souscrire.
Est-il possible de contacter directement le village sportif?
Le directeur du centre ou le responsable des activités prendra directement contact avec vous quelques semaines avant votre arrivée pour finaliser le déroulement de votre séjour et optimiser votre accueil. Avant cela, vous serez en contact avec notre chargé d’administration des ventes.
Comment confirmer une réservation ?
Pour confirmer votre séjour, il suffit de nous retourner le contrat signé et paraphé accompagné d’un acompte de 30% du montant du séjour ou d’un Bon de Commande Administratif. Le solde sera à régler au plus tard un mois avant le départ.
Puis-je modifier ma réservation, une fois le séjour validé ?
Oui votre réservation peut être modifiée jusqu’au jour de votre départ. Toute modification pourra être prise en compte uniquement par un écrit de votre part sur notre boite mail clubs@ucpa.asso.fr. Si vous souhaitez ajouter des participants cela se fera sous réserve des disponibilités et si vous souhaitez annuler des participants, merci de vous référer aux Conditions Générales d’Inscription de votre contrat, qui précisent les frais appliqués selon la date de votre demande d’annulation.
A quoi correspondent les frais de dossier ?
Les frais de dossier de 50€, imputés par groupe, permettent de couvrir les frais de gestion administratifs et financiers. Cette somme est non remboursable.
Comment annuler mon séjour ?
Vous pouvez annuler votre séjour par un écrit de votre part sur notre boite mail clubs@ucpa.asso.fr. Les frais d’annulations inhérents sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat. A noter que les frais de dossier de 50€ et d’assurance sont non remboursables.
Quels sont les modes de paiement acceptés ?
Vous pouvez régler votre séjour par:
- virement bancaire
- chèque bancaire
- Les chèques vacances ANCV ou Coupons Sport sont également acceptés.
Il convient de communiquer votre numéro de contrat commençant par CT pour faciliter le traitement.
Vous pouvez également souscrire à notre solution de paiement sécurisée ShareGroop..
Lien: https://www.sharegroop.com/partners/ucpa
Cette solution de paiement, pensée pour les groupes, permet à chaque participant de votre groupe de payer sa part en ligne par carte bancaire.
Cela comporte 3 principaux avantages pour votre groupe :
- vous faciliter la vie en tant qu'organisateur du groupe : plus besoin de courir après les paiements. Vous attribuez une part à chaque co-payeur et ShareGroop se charge ensuite de la collecte. Vous aurez accès en temps réel au suivi des paiements.
- chaque participant bénéficie des garanties d'assurance et d'assistance de la carte bancaire avec laquelle il paie.
- vous avez également la possibilité de payer en 4 fois.
Cette solution est commissionnée à 2.76% TTC du montant de votre réservation (exceptée pour la destination Antilles). Ce coût sera partagé entre les co-payeurs au pro-rata de leur part.
Si vous ne souhaitez pas profiter de cette solution, seul le responsable du groupe sera en charge du règlement du séjour en 2 fois (acompte et solde).
Quel document doit-on présenter lors de notre arrivée ?
Le responsable du groupe présente sa confirmation de réservation à l’accueil lors de son arrivée.
Faut-il faire le ménage durant le séjour ?
En effet, nous vous demandons à la fin de votre séjour, de nettoyer votre chambre, du matériel est à disposition près des chambres dans les couloirs. Nous vous demandons également de mettre vos draps dans les bacs prévus à cet effet.
Le linge de lit est-il fourni ?
Oui, le linge de lit est fourni. Toutefois, ramener ses propres draps ou un duvet est toujours le bienvenu. Merci de noter que le linge de toilette est mis à disposition pour les séjours aux Antilles et à l'international.
Dois-je apporter mon propre matériel ?
En formule club de plongée, il s’agit de ramener votre propre matériel. L’UCPA met à votre disposition le bateau et le pilote, ainsi que les blocs, la ceinture et les plombs. Toutefois, le matériel peut bien évidemment se louer sur place.
En formule club de ski, il s’agit de ramener votre propre matériel. L’UCPA vous propose une formule incluant l’hébergement, la restauration et le forfait remontées mécaniques.
Combien de plongées pendant le séjour ?
Nous vous rappelons que la formule plongée en auto-encadrement signifie que votre club endosse le rôle de Directeur de Plongée (minimum requis: E3).
Pour nos séjours en France, 2 plongées par jour sont prévues.
Pour nos séjours Antilles, 2 plongées par jour sont programmées du samedi au mercredi, soit 10 au total..
Pour les séjours à l’international, merci de vous référer au programme mais il s’agit très souvent de 10 plongées, ou plus en Egypte.
Vous pouvez faire la demande de plongées supplémentaires ou de nuit, sous réserve de faisabilité.
Quel(s) type(s) de transport proposez-vous ?
L’UCPA peut vous établir un devis transport en car, train ou avion.
Nos séjours à l’étranger sont proposés avec l’aérien, incluant transferts jusqu’au centre.
Vous pouvez bien évidemment faire le choix de ne pas prendre le transport avec l’UCPA.
Vous pouvez également demander d’anticiper ou de prolonger votre séjour, préférer un départ de Province plutôt que Paris.
Sachez que toute demande de transport sur mesure peut être étudiée.
La liste de vos participants, ainsi que les informations APIS seront à communiquer au plus tard 2 mois avant le départ.
La tarification de l’aérien est soumise à de fortes fluctuations selon les Compagnies Aériennes, seul le retour du contrat signé permettra à l’UCPA de réserver les places et de vous confirmer le tarif.
Quelle est la réglementation pour les bagages ?
Cette question est soumise à la Compagnie Aérienne.
Par exemple, pour les Antilles, il s’agit très souvent d’Air France, soit 23 kg en soute et 12 kg en cabine.
Cette information peut vous être communiquée au plus tard deux semaines avant le départ, particulièrement avec les vols charters.
Quelles sont les formalités ?
Nous vous recommandons fortement avant tout séjour à l’international de vérifier les Formalités administratives (passeport, visa) en fonction de votre destination.
Il s’agit également de prendre connaissance des dernières informations relatives à la pandémie du Covid-19.
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus
https://www.who.int/fr/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019
https://www.iatatravelcentre.com/world.php
Proposez-vous des assurances ?
Nous proposons des assurances en partenariat avec ASSURINCO - MUTUAIDE spécialement conçues pour les séjours sportifs.
Garanties individuelles
ASSUR GROUPE PACK 1 : Multirisque (incluant l'assistance rapatriement frais de recherches & secours + annulation séjour + interruption séjour + bagages + individuelle accident) : tarif variable selon le séjour.
ASSUR GROUPE PACK 2 : Multirisque sans garantie d’annulation séjour : tarif variable selon le séjour.
Comment et à quel moment dois-je souscrire à l’assurance?
Vous pouvez contracter l’assurance en cochant l’option choisie sur votre proposition de contrat.
Sinon, vous pouvez faire la demande par mail jusqu’à 90 jours avant votre départ pour l'assurance Multirisque incluant l'annulation et jusqu'à 1 semaine avant départ pour l'assurance sans garantie d'annulation. Jusqu’à 105 jours avant votre départ pour les séjours incluant l’aérien.
Avant la réservation
Vous pouvez contacter le Service Groupes au 03.28.82.93.00 du lundi au vendredi de 10h à 18h. Toutes les informations nécessaires (programmation, tarification, devis) vous seront envoyées par mail. Vous pouvez également visiter notre site web Groupes pour prendre connaissance de nos offres.
L’UCPA propose une programmation dédiée aux clubs de plongée et aux ski clubs.
Toutefois, le cœur de métier de l’UCPA étant le sport, toute demande est étudiée et peut être réalisable.
Alors n’hésitez pas, que vous soyez un club de football, de tennis, de rugby, de yoga, de rando, etc. Vous souhaitez pratiquer votre activité sportive en auto-encadrement ou proposer tout autre sport à votre groupe, encadré par nos équipes, faites nous part de votre projet et nous ferons au mieux pour pouvoir y répondre.
Vous pouvez valider votre réservation en nous renvoyant votre proposition de contrat signée accompagnée d’un acompte de 30% par mail à l’adresse suivante clubs@ucpa.asso.fr
Toutes les propositions envoyées par l’UCPA sont sous réserve de disponibilité. Ne tardez pas à renvoyer votre contrat signé pour valider définitivement votre réservation.
Pour les clubs de plongée, nous proposons une offre tout compris, avec l’hébergement et la restauration, ainsi que les plongées en auto-encadrement. Les séjours se déroulent en weekend, break 3 ou 4 jours, ou encore en semaine. Des options peuvent être ajoutées comme l’arrivée la veille ou le départ le lendemain Toute demande, même hors programmation, peut être étudiée par notre équipe.
Pour les ski clubs, l’offre comprend l’hébergement et la restauration, ainsi que le forfait remontées mécaniques. Pas de prêt de matériel inclus, ni d’encadrement UCPA.
L’UCPA et son partenaire Assurinco vous proposent des assurances dites “groupes” avec un tarif négocié. Elles ne sont donc pas souscriptibles de manière individuelle. Tout le groupe doit y souscrire.
Le directeur du centre ou le responsable des activités prendra directement contact avec vous quelques semaines avant votre arrivée pour finaliser le déroulement de votre séjour et optimiser votre accueil. Avant cela, vous serez en contact avec notre chargé d’administration des ventes.
La réservation
Pour confirmer votre séjour, il suffit de nous retourner le contrat signé et paraphé accompagné d’un acompte de 30% du montant du séjour ou d’un Bon de Commande Administratif. Le solde sera à régler au plus tard un mois avant le départ.
Oui votre réservation peut être modifiée jusqu’au jour de votre départ. Toute modification pourra être prise en compte uniquement par un écrit de votre part sur notre boite mail clubs@ucpa.asso.fr. Si vous souhaitez ajouter des participants cela se fera sous réserve des disponibilités et si vous souhaitez annuler des participants, merci de vous référer aux Conditions Générales d’Inscription de votre contrat, qui précisent les frais appliqués selon la date de votre demande d’annulation.
Les frais de dossier de 50€, imputés par groupe, permettent de couvrir les frais de gestion administratifs et financiers. Cette somme est non remboursable.
Vous pouvez annuler votre séjour par un écrit de votre part sur notre boite mail clubs@ucpa.asso.fr. Les frais d’annulations inhérents sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat. A noter que les frais de dossier de 50€ et d’assurance sont non remboursables.
Vous pouvez régler votre séjour par:
- virement bancaire
- chèque bancaire
- Les chèques vacances ANCV ou Coupons Sport sont également acceptés.
Il convient de communiquer votre numéro de contrat commençant par CT pour faciliter le traitement.
Vous pouvez également souscrire à notre solution de paiement sécurisée ShareGroop..
Lien: https://www.sharegroop.com/partners/ucpa
Cette solution de paiement, pensée pour les groupes, permet à chaque participant de votre groupe de payer sa part en ligne par carte bancaire.
Cela comporte 3 principaux avantages pour votre groupe :
- vous faciliter la vie en tant qu'organisateur du groupe : plus besoin de courir après les paiements. Vous attribuez une part à chaque co-payeur et ShareGroop se charge ensuite de la collecte. Vous aurez accès en temps réel au suivi des paiements.
- chaque participant bénéficie des garanties d'assurance et d'assistance de la carte bancaire avec laquelle il paie.
- vous avez également la possibilité de payer en 4 fois.
Cette solution est commissionnée à 2.76% TTC du montant de votre réservation (exceptée pour la destination Antilles). Ce coût sera partagé entre les co-payeurs au pro-rata de leur part.
Si vous ne souhaitez pas profiter de cette solution, seul le responsable du groupe sera en charge du règlement du séjour en 2 fois (acompte et solde).
Pendant le séjour
Le responsable du groupe présente sa confirmation de réservation à l’accueil lors de son arrivée.
En effet, nous vous demandons à la fin de votre séjour, de nettoyer votre chambre, du matériel est à disposition près des chambres dans les couloirs. Nous vous demandons également de mettre vos draps dans les bacs prévus à cet effet.
Oui, le linge de lit est fourni. Toutefois, ramener ses propres draps ou un duvet est toujours le bienvenu. Merci de noter que le linge de toilette est mis à disposition pour les séjours aux Antilles et à l'international.
En formule club de plongée, il s’agit de ramener votre propre matériel. L’UCPA met à votre disposition le bateau et le pilote, ainsi que les blocs, la ceinture et les plombs. Toutefois, le matériel peut bien évidemment se louer sur place.
En formule club de ski, il s’agit de ramener votre propre matériel. L’UCPA vous propose une formule incluant l’hébergement, la restauration et le forfait remontées mécaniques.
Nous vous rappelons que la formule plongée en auto-encadrement signifie que votre club endosse le rôle de Directeur de Plongée (minimum requis: E3).
Pour nos séjours en France, 2 plongées par jour sont prévues.
Pour nos séjours Antilles, 2 plongées par jour sont programmées du samedi au mercredi, soit 10 au total..
Pour les séjours à l’international, merci de vous référer au programme mais il s’agit très souvent de 10 plongées, ou plus en Egypte.
Vous pouvez faire la demande de plongées supplémentaires ou de nuit, sous réserve de faisabilité.
Le transport
L’UCPA peut vous établir un devis transport en car, train ou avion.
Nos séjours à l’étranger sont proposés avec l’aérien, incluant transferts jusqu’au centre.
Vous pouvez bien évidemment faire le choix de ne pas prendre le transport avec l’UCPA.
Vous pouvez également demander d’anticiper ou de prolonger votre séjour, préférer un départ de Province plutôt que Paris.
Sachez que toute demande de transport sur mesure peut être étudiée.
La liste de vos participants, ainsi que les informations APIS seront à communiquer au plus tard 2 mois avant le départ.
La tarification de l’aérien est soumise à de fortes fluctuations selon les Compagnies Aériennes, seul le retour du contrat signé permettra à l’UCPA de réserver les places et de vous confirmer le tarif.
Cette question est soumise à la Compagnie Aérienne.
Par exemple, pour les Antilles, il s’agit très souvent d’Air France, soit 23 kg en soute et 12 kg en cabine.
Cette information peut vous être communiquée au plus tard deux semaines avant le départ, particulièrement avec les vols charters.
Nous vous recommandons fortement avant tout séjour à l’international de vérifier les Formalités administratives (passeport, visa) en fonction de votre destination.
Il s’agit également de prendre connaissance des dernières informations relatives à la pandémie du Covid-19.
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus
https://www.who.int/fr/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019
https://www.iatatravelcentre.com/world.php
Les assurances
Nous proposons des assurances en partenariat avec ASSURINCO - MUTUAIDE spécialement conçues pour les séjours sportifs.
Garanties individuelles
ASSUR GROUPE PACK 1 : Multirisque (incluant l'assistance rapatriement frais de recherches & secours + annulation séjour + interruption séjour + bagages + individuelle accident) : tarif variable selon le séjour.
ASSUR GROUPE PACK 2 : Multirisque sans garantie d’annulation séjour : tarif variable selon le séjour.
Vous pouvez contracter l’assurance en cochant l’option choisie sur votre proposition de contrat.
Sinon, vous pouvez faire la demande par mail jusqu’à 90 jours avant votre départ pour l'assurance Multirisque incluant l'annulation et jusqu'à 1 semaine avant départ pour l'assurance sans garantie d'annulation. Jusqu’à 105 jours avant votre départ pour les séjours incluant l’aérien.
Si toutefois, vous ne trouvez pas la réponse à votre question, nous sommes à votre disposition du lundi au vendredi de 10h00 à 18H00 pour vous aider dans votre projet par mail : clubs@ucpa.asso.fr
L'équipe UCPA