FAQ

L’UCPA dispose entre autres de l’agrément “Sports” (Ministère de la Jeunesse et des Sports) et de l’agrément “Ministère de l’Education Nationale”

Pour les séjours “ski” nous proposons uniquement une offre tout compris avec 3 formules d’encadrement sportif. Les séjours sont prévus en 5 jours / 4 nuits du lundi matin au vendredi en fin de journée. Des options peuvent être ajoutées comme “l’arrivée la veille” ( le dimanche matin ou le dimanche matin) ou encore le “départ le lendemain” (samedi matin)

Pour les classes de découverte (hors ski), nous pouvons étudier des aménagements de programme en début ou fin de saison. (mars / avril / septembre / octobre)

Nos équipes sont à votre écoute et vous répondent dans les meilleurs délais.

Non, nous les réservons uniquement pour les cas où à la réception de votre contrat de réservation signé, l'UCPA n'est pas en mesure de vous confirmer votre séjour par manque de disponibilité alors l'équipe vous fera une contre-proposition équivalente et protègera les places avec une option le temps pour vous de faire valider l'offre auprès de vos autorités.

Toutes les propositions envoyées par l’UCPA sont sous réserve de disponibilité à la réception de votre accord par la signature de votre contrat. Votre réservation sera confirmée ou infirmée uniquement par nos équipes dans un délai de 48h suite à la réception.

L’UCPA et son partenaire Assurinco vous proposent des assurances dites “groupes” avec un tarif négocié. Elles ne sont donc pas souscriptibles de manière individuelle. Tout le groupe doit y souscrire.

Nous vous conseillons des réception de notre proposition de contrat de réservation de nous le retourner au plus vite en le signant sur la dernière page et en paraphant l'ensemble des pages. Les équipes UCPA vous confirmeront la réservation en fonction des disponibilités à la date de réception de votre contrat signé

Concernant le recouvrement de votre projet :

Pour les établissements privés, l'acompte de 30% du montant du séjour est dû à la confirmation de votre réservation. Le solde sera à régler au plus tard 1 mois avant le départ.

Pour les établissements publics, il est possible de fournir un Bon de Commande Administratif, celui-ci ne vous exempt pas du règlement de l'acompte à la confirmation de réservation mais vous permet de régler le solde au retour de votre groupe.

La majorité de nos villages sportifs ont une capacité supérieure à 100 lits. Vous pourrez donc être amené à “partager” le village sportif avec d’autres groupes. Dans la grande majorité des cas, les semaines proposées sont essentiellement dédiées aux établissements scolaires.

Notre service groupe est à votre disposition pour toutes vos questions au 03 28 92 93 00 ou au scolaires@ucpa.asso.fr

Toutes questions concernant le positionnement de votre groupe, les tarifs, les places disponibles, les options … sont à valider avec notre service spécialisé sur les publics scolaires.

Au moment de votre projet, nos directeurs de village sportifs sont souvent en repos, ils sont habilités à vous répondre uniquement sur le programme sportif, votre accueil et le déroulement de votre séjour ( organisation des planning, des plans d'hébergement, horaire d'arrivée et de départ…). Les coordonnées vous sont communiquées à la confirmation de votre réservation.

Quelques semaines avant votre arrivée, notre équipe d'accueil prendra directement contact avec vous pour finaliser le déroulement de la semaine et vous communiquer toutes les informations nécessaires pour votre arrivée .

Pour confirmer votre séjour, il suffit de nous retourner le contrat de réservation reçu en le signant sur la dernière page et en paraphant l'ensemble des pages.

Concernant le recouvrement de votre projet :

Pour les établissements privés, l'acompte de 30% du montant du séjour est dû à la confirmation de votre réservation. Le solde sera à régler au plus tard 1 mois avant le départ.

Pour les établissements publics, il est possible de fournir un Bon de Commande Administratif, celui-ci ne vous exempt pas du règlement de l'acompte à la confirmation de réservation mais vous permet de régler le solde au retour de votre groupe.

Oui, votre réservation peut être modifiée jusqu’au jour de votre départ pour les prestations terrestres. Toute modification pourra être prise en compte uniquement par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Nous vous conseillons de nous avertir avant 45 jours avant le départ afin d'éviter la facturation de 20€ par modification.

Toutes modifications pour un séjour avec un transport train, avion, car : les changements de nom ou d'orthographe sont uniquement possible

• jusqu'à 31 jours avant le départ pour les transports en car et en avion
• jusqu'à 46 jours avant le départ pour le transport en train

Si vous souhaitez ajouter des participants cela se fera sous réserve des disponibilités et si vous souhaitez annuler des participants, nous offrons la possibilité d'annuler sans frais jusqu'à 20% de votre effectif jusqu'à 91 jours avant votre départ, au delà des frais contractuels seront appliqués selon le barème indiqué dans les conditions générales d'inscription qui vous ont été données avec votre contrat de réservation.

Vous pouvez annuler votre séjour par un écrit de votre part sur notre boite mail scolaires@ucpa.asso.fr. Les frais d’annulations inhérents sont indiqués dans les conditions générales de votre contrat.

Vous pouvez régler votre séjour par chèque bancaire ou par virement. Les chèques vacances ANCV ou coupon sport sont également acceptés.

Nous pouvons vous faire une proposition de transport aller/retour en car depuis votre établissement. Les tarifs comprennent également les frais de route et de chauffeurs.

(Les chauffeurs ne sont pas hébergés sur nos villages sportifs)

Si vous venez en train, nous pouvons vous proposer un transfert aller/retour jusqu’au village sportif UCPA

L'idéal est de réserver le transport au moment de votre réservation. Nous travaillons avec des compagnies de transport extérieures, nous ne pouvons donc pas vous garantir la disponibilité à tout moment. La disponibilité et les tarifs sont sous réserve de disponibilité au moment de la commande.

Nous vous proposons des autocars de 33 places, 53 places et 61 places. Les autres capacités de car sont très difficiles à obtenir auprès de nos partenaires transport.

Le poids maximum du bagage en soute est de 20 kg et de 5kg en cabine.

Nous vous communiquerons le nom de la compagnie ainsi que le numéro d’astreinte environ 3 semaines avant votre départ. Le numéro d'astreinte est à utiliser uniquement pour les cas d'urgence.

Oui cela est possible sur demande au moment de votre commande et pourra entrainer un cout supplémentaire.

Non, L’UCPA ne distribue pas de panier repas ni à l'aller, ni au retour.

Pour votre trajet aller : Nous conseillons donc que les élèves apportent de quoi se restaurer pendant le trajet aller afin que ce dernier soit plus confortable.

Pour votre trajet retour : Prévoir auprès des parents de l'argent de poche afin de faire une étape repas durant le trajet. L'UCPA fournira une légère collation à emporter (un paquet de chips, une madeleine, un fruit et une compote).

L'UCPA n'est pas en mesure d'accueillir selon la règlementation vos chauffeurs. Nos hébergements n'ont pas de chambre individuelle avec télévision.

Les transports proposés par l'UCPA inclut le logement des chauffeurs dans des hôtels indépendants de l'UCPA;

L'UCPA s'engage à respecter la non mixité entre des adultes chauffeurs avec l'accueil d'enfants-adolescents sur nos hébergements.

Nous proposons des assurances en partenariat avec ASSURINCO - MUTAIDE spécialement conçues pour les séjours sportifs.

• Garanties individuelles

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 1 : Multirisque (incluant l'assistance rapatriement frais de recherches & secours + annulation séjour + interruption séjour + bagages + individuelle accident) : 11€ / personne (à souscrire pour tout le groupe)

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 2 : Multirisque sans garantie d’annulation séjour : 8€ /personne (à souscrire pour tout le groupe)

• Garanties collectives

ASSUR GROUPE ENSEIGNEMENT PACK 3 : Garantie annulation totale de groupe (En complément de la Multirisque Pack 1, à souscrire simultanément) : 2% du montant total du Voyage

DOCUMENTS A TÉLÉCHARGER

Vous pouvez contracter ces assurances en nous contactant directement jusqu’à 3 mois avant de votre départ pour l'assurance incluant l'annulation et jusqu'à 1 mois avant départ pour l'assurance multirisque sans garantie d'annulation.

L'organisateur du séjour doit nous informer au plus vite quels enfants souffrent d'allergie ou suivent un régime alimentaire personnalisé pour des raison de santé avéré (allergie alimentaire, intolérance).

Suivant les destinations, nos cuisines pourront être en mesure de mettre en place un régime personnalisé, il est également possible que sur certains de nos sites notamment pour les camps sous toile, nos prestataires ne soient pas en mesure de fournir l'ensemble des denrées nécessaires.

A chaque demande, nos équipes sont en relation avec le médecin conseil dans le cas les plus sévères sinon avec les chefs restauration afin de vous apporter la réponse la plus juste. Dans le cas les plus sévères, il peut vous être recommandé de demander aux parents de fournir les repas pour son enfant afin qu'il soit en sécurité et puisse tout de même profiter du séjour avec ses copains ou copines.

Dans tous les cas, il est mieux que l'UCPA soit informée au plus tard 3 semaines avant le départ afin de pouvoir faire des commandes différenciées auprès de nos fournisseurs restauration.

Beaucoup d'entres-vous nous questionnent sur l'enneigement. Vos questions sont légitimes au regard du réchauffement climatique.

L'UCPA peut vous garantir que l'ensemble de nos destinations neige sont à des altitudes ou des orientations qui permettent un enneigement sur l'ensemble de la saison ( entre début décembre et mi avril inclus).

L'ensemble des stations avec lesquelles nous travaillons sont équipées de neige de culture et ont un vrai savoir faire pour le stockage de la neige naturelle dans les faces nord et en fonction de la météo, les dameuses se mettent en mouvement pour descendre cette neige.

L’UCPA propose des offres tout compris, matériel inclus. Nous avons des partenariats avec de grands équipementiers et une grande partie de notre matériel est renouvelée chaque année. Vous aurez donc un choix varié de matériel à disposition selon votre niveau.

Vous pouvez si vous le souhaitez apporter votre propre matériel qui restera sous votre entière responsabilité (pas de casiers individuels sécurisés) et ne sera pas soumis à réduction sur le montant de votre séjour.

Nous conseillons de transmettre aux parents la liste communiquée dans le programme, paragraphe 'à propos du séjour' = équipement non inclus

Pour l'hébergement collectif UCPA : Veuillez communiquer aux parents de fournir à leurs enfants :

• Serviettes de toilettes ou de bain
• Le nécessaire pour se laver
• Des tongs
• Une gourde

La réception de votre liste de participant vous est demandée au plus tard à 60 jours avant votre départ. Celle-ci est communiquée à nos équipes d'accueil de votre séjour.

Le principe est de respecter la non mixité dans les chambres, les chambrées sont organisées par groupe.

Notre équipe d'accueil, vous contactera au plus tard 2 semaines avant votre arrivée afin de caler votre agenda et vous remettre le plan des chambres.

Le responsable du groupe présente sa confirmation de réservation ou le dernier avenant au contrat reçu à l’accueil lors de son arrivée. Nos équipes sur place ont également accès à votre dossier.

Le vivre ensemble et le partage sont au cœur de notre projet éducatif et sportif. C’est pourquoi, nos séjours prévoient que les accompagnateurs participent aux activités sportives avec les élèves.

Pour être plus précis, seuls les élèves bénéficient d'un enseignement sous la responsabilité du moniteur UCPA ou du professionnel contractualisé par l'UCPA. Les accompagnateurs ne sont pas compris dans le ratio d'encadrement. Les professeurs d'EPS pourront participer à l'activité avec leurs élèves.

Un brief en début de semaine sera planifié pour définir le rôle de l'accompagnateur notamment sur sa participation active au bon déroulement des séances (respect des horaires, trajets, pratique avec le groupe, démarche d'urgence, surveillance générale…) dans le respect de la circulaire n° 2017-075 du 19-4-2017 de l’Education Nationale (“la responsabilité de l'enseignant reste pleine et entière même en présence d'un intervenant extérieur éventuel.”)

Dans le cas d'une allergie, de blessure ou d'accident, nos équipes sont formées pour réagir et vous orienter vers les centres médicaux pour une bonne prise en charge de l'enfant.

Dans les cas graves, une équipe dédiée est mis en place pour accompagner les professeurs et la famille.

A savoir : A la montagne les secours sont des sociétés privées, ils interviennent rapidement et efficacement. Les équipes UCPA sont directement reliées avec eux grâce à une liaison radio. Le coût du sauvetage peut être relativement important.

Sur le littoral, les secours sont des bénévoles au service des municipalités et la plupart des interventions sont gratuites.

L'importance d'être bien assurée prend tout son sens. Si vous n'avez pas encore souscrit l'assurance UCPA couvrant l'ensemble du groupe pour toutes les activités de plein air et sur tous les terrains, veuillez vous rapprocher de votre contact UCPA.

L’UCPA, association laïque-loi 1901, n’a pas vocation à proposer des régimes confessionnels. Nous proposons des repas sous forme de buffet avec différents choix de légumes, féculents, viandes et poissons permettant de convenir à l'ensemble des participants.

Oui, le linge de lit est fourni. Attention, toutefois pour les séjours en itinérance ou en camping nous vous demanderons d’apporter un sac de couchage.

Le forfait de remontées mécaniques vous sera délivré lors de votre arrivée par le responsable des activités. Ce forfait sera valable durant toute la durée de votre séjour (voir condition de votre contrat).

En effet, dans le cadre de notre projet pédagogique 'habiter son espace de manière responsable', nous vous demandons à la fin de votre séjour, de nettoyer votre chambre. Des indications et du matériel sera mis à votre disposition dans nos villages sportifs.

Les séjours scolaires UCPA ne nécessitent pas l'organisation de transport de votre part durant le séjour. Si des transports sont à prévoir durant votre séjour pour accéder aux activités, l'UCPA se charge de vous y amener.