Comment garantir une communication efficace et transparente entre les équipes encadrantes et les familles lors des séjours en colonie ? La communication entre les familles et les équipes d’animation est un enjeu crucial pour le bon déroulement des séjours et la sérénité d’esprit de toutes et tous.
À une époque où les outils numériques facilitent cette interaction, il est essentiel de comprendre comment leurs usages peuvent améliorer l'information des parents tout en respectant la sécurité et le confort des enfants. De la gestion des urgences médicales à la transmission d’informations pratiques ou tout simplement au partage des meilleurs moments des vacances, cette relation doit être à la fois fluide, réactive et rassurante pour les familles. On vous explique tout dans cet article sur la communication avant et pendant le séjour de votre enfant.
Kidizz : des nouvelles quotidiennes pendant la colo
Depuis plusieurs années, l’UCPA propose une application destinée aux familles qui permet de recevoir des nouvelles quotidiennes de la colonie de son enfant avec des messages, des photos et des vidéos postées tous les jours par les équipes d’animation du séjour.
Plus de 50 % des familles se disent très satisfaites des informations reçues durant le séjour de leur enfant en 2024, marquant une nette amélioration de la satisfaction par rapport à l'année précédente (+15 points par rapport à 2023), grâce à la formation des équipes aux meilleures pratiques de l’outil.
La maman de Noa, adolescent parti aux Orres en séjour ski et découverte du hors-piste, a déclaré à ce sujet :
“À titre personnel, je n'ai jamais vu une aussi bonne communication au travers de la plateforme Kidizz : des billets tous les jours et même avant le début du séjour, des photos, des vidéos…”
Les équipes d'animation sont amenées à prendre des photos ou des vidéos des enfants lors des activités pour les partager sur Kidizz, sous réserve de l'accord préalable des familles. Kidizz permet également aux équipes de transmettre des informations pratiques pour bien préparer le séjour (liste de matériel, présentation de l’équipe avec photos et biographies), ainsi que d'informer les parents de l'arrivée des enfants sur place. Les parents perçoivent cet outil comme un complément précieux aux autres moyens de communication mis à disposition par l’UCPA, tels que les emailings avant le séjour et les visioconférences.
Avec 90% des parents qui créent un compte, Kidizz génère entre 14 et 16 millions de vues chaque été. L’outil est sécurisé et accessible sur mobile et ordinateur. Il est possible pour les parents de partager les identifiants avec des proches comme les grands-parents ou les oncles et tantes pour qu'ils puissent aussi suivre les vacances de l’enfant. Les accès sont systématiquement supprimés un mois après la fin du séjour.
💡 Tout au long du séjour, le directeur ou la directrice de séjour reste disponible par téléphone en cas d'urgence et des créneaux d'appels sont déterminés pour que les enfants puissent joindre leurs parents s'ils le souhaitent. En cas de blessure ou de maladie (entorse, rhume, otite, gastro-entérite…), l’assistant sanitaire de la colonie vous contactera directement par téléphone avant d’emmener votre enfant chez le médecin et vous transmettra toutes les informations reçues du médecin.
💡 Pourquoi vous ne pouvez pas appeler votre enfant quand vous le souhaitez ? Le séjour est organisé autour d'un programme bien précis qui permet d'assurer la bonne organisation des activités et la gestion de la vie quotidienne (linge, hygiène, repas). Les créneaux d'appel permettent de prévoir une pause dédiée à l'appel des familles afin que votre enfant soit disponible pour vous parler sans bousculer le reste du programme. C'est à la fois bénéfique pour lui et pour vous, ainsi que pour le reste du groupe.
Emailing et visios : la communication d’avant séjour avec les équipes
En complément des informations partagées via Kidizz, nos équipes d'encadrement mettent en place les initiatives suivantes :
1- L’organisation d’une visioconférence pour tous les parents : cette rencontre permet de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir, telles que :
- Est-ce que les enfants auront accès à un téléphone pour nous appeler ?
- Faut-il leur donner de l’argent de poche ?
- Les objets de valeur peuvent-ils être sécurisés ?
- Combien d’enfants partagent une chambre ?
- Qui pourra les aider s’ils ont peur la nuit ou rencontrent un problème ?
- Comment gérer leur valise pendant le séjour ?
💡 Visio J-7 - Une semaine ou quelques jours avant le départ, les familles rencontrent le directeur ou la directrice de séjour afin de faire connaissance et de répondre aux dernières questions pour toutes les colos 6-11 ans. Votre enfant est, bien entendu, le bienvenu ! Ce rendez-vous très attendu sera étendu à toutes les tranches d’âge (6-17 ans) dès l’été 2025.
La famille de Joséphine, 10 ans, partie en séjour à Embrun en avril dernier témoigne :
“Merci à l'équipe d'animation pour son excellent travail. Ma fille était ravie de son séjour. Nous avons beaucoup apprécié le temps d'échange avec la direction en visio avant le séjour et le fait que les animateurs et le directeur aient publié leurs photos sur Kidizz.”
2- L’organisation de visioconférences et l'envoi de mails contenant des conseils pratiques pour les séjours MaPremièreColo. Ces échanges et mails visent à répondre aux questions fréquemment posées par les enfants, telles que :
- Que faire si je dois aller aux toilettes la nuit ?
- À quoi on joue en colo ?
- Dois-je emporter mon téléphone portable pour appeler mes parents ?
- Faut-il se laver les dents en colo ?
💡 Visio J-21 - À trois semaines du départ, une visioconférence est organisée pour permettre à l’équipe pédagogique de présenter les spécificités de l’UCPA, une présentation systématisée pour toutes les colos MaPremièreColo. Elle est suivie de la visio J-7.
Les équipes UCPA Odyssée ont mis en place des actions concrètes pour mieux accompagner le premier départ en colo des enfants âgés de 6 à 11 ans. Les séjours MaPremièreColo incluent un suivi personnalisé, des activités adaptées et une communication régulière pour rassurer les enfants et leurs familles.
La famille d’Alice, 6 ans, partie pour la première fois à Saint-Lary pendant les vacances de février explique :
“Nous sommes enchantés d'avoir choisi l'UCPA. La différence est réelle en termes de communication, avant et pendant le séjour ! Merci pour toutes les informations données, la visio, les nouvelles et les photos tous les jours !”
Pour encourager l’autonomie des plus jeunes, des mails et un livret ludique remplis de conseils pratiques et de jeux sont également envoyés pour aider les enfants à se familiariser avec l’environnement de la colo. Découvrez nos actions pour une première expérience positive et comment les besoins fondamentaux des enfants, tels que l’alimentation, l’hygiène et le sommeil, sont pris en charge dans nos colonies de vacances.
En somme, une communication claire, réactive et bien structurée entre les équipes d'animation et les familles est indispensable pour assurer un séjour serein et sécurisé pour les enfants. L’utilisation d’outils numériques modernes facilite cette interaction et renforce la transparence, mais nécessite également une formation adéquate des équipes pour garantir leur efficacité.
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